Las empresas de servicios de archivos especializados que requieran ser autorizadas para prestar sus servicios a las entidades del sistema financiero supervisadas por la Superintendencia de Banca, Seguros y Administradoras Privadas de Fondos de Pensiones (SBS) que no cuenten con sistemas de microarchivo propio, deberán inscribirse en el Registro de Empresas especializadas en servicios de Microarchivos (REMA) que para dicho efecto ha creado tal institución supervisora.Para su inscripción en el REMA, las empresas de archivos especializados que presenten sus solicitudes deberán adjuntar los documentos que acrediten el cumplimiento de ciertos requisitos señalados en el Decreto Legislativo Nº 681, Ley por la cual se dictan normas sobre el uso de tecnologías avanzadas en materia de archivo de documentos e información tanto respecto a la elaborada en forma convencional cuanto la producida por procedimientos informáticos en computadoras.
Por ende, las empresas de servicios de archivos especializados deberán acreditar que cuentan con infraestructura y equipamiento técnico aprobado por el Instituto Nacional de Defensa de la Competencia y de la Protección de la Propiedad Intelectual (Indecopi) y que además cuentan con los servicios permanentes de una notaría autorizada o, al menos, dos fedatarios juramentados que cumplan los requisitos pertinentes y estén habilitados para actuar conforme a la citada ley y su reglamento.
A su vez tendrán que presentar copia de la escritura de constitución bajo la forma de sociedad anónima y sus modificatorias. Además deberán acreditar que cuentan con locales adecuados con las condiciones de seguridad especificadas en la referida ley, para lo cual tendrán que presentar los certificados de comprobación pertinentes y el documento que acredite propiedad o alquiler de los locales con los que cuentan.
Formalización y obligaciones
La inscripción en el REMA se formalizará con resolución de la SBS cuya vigencia estará condicionada a que el titular inscrito mantenga vigentes todas las condiciones, certificaciones y contratos de servicios requeridos por la normatividad sobre la materia que deberán presentarse en el expediente de inscripción. Para la verificación de esta condición el titular inscrito tiene que remitir anualmente a la SBS, dentro de los 20 días anteriores a la fecha de cumplimiento de un nuevo año de inscripción en el REMA, una declaración jurada sobre el cumplimiento de las condiciones y aspectos necesarios, con la documentación correspondiente.
Asimismo, la empresa titular inscrita deberá comunicar a la SBS, dentro de los 5 días de producida, cualquier sanción que haya recibido, cancelación, suspensión de certificaciones y/o contratos por parte de los organismos competentes.
La omisión de cualquiera de estas obligaciones será sancionada.El REMA fue creado por Resolución SBS Nº 5860-2009 que además establece el trámite de autorización para la conservación y sustitución de archivos de los supervisados mediante la tecnología de microformas.
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